Warning: A non-numeric value encountered in /home/topicser/prilsys.bg/wp-content/plugins/logo-slider/logo-slider.php on line 276
X
Back

Импорт на документи за Доставка в модул BONA-Складово стопанство на EJ System

В модул EJ „BONA – Склад“ е разработена възможност за импортиране на данни за СМЦ  от фактура за доставка, която е пристигнала от външна система в  складовото стопанство. За да се осъществи този импорт е необходимо съдържанието на фактурата да бъде подготвено във файл с формат, който може да се обработи от системата.

Импортирането разглеждаме в три части с конкретен пример в избрана фирма и фактура с доставки в месец януари 2018 година. Първа част включва редица инструкции във връзка със съдържанието и формата на файла, който ще бъде импортиран. Втора част представя алгоритъма, чрез който се осъществява импорта в складовото стопанство. Трета част включва наблюдение на СМЦ-та в складовото стопанство след извършването на импорта т.е. на резултата след извършването на импорта.

 

Подготовка и обработка на стандартен файл за импорт на документи за Доставка.

  • Име на файла : По принцип не се следи , но има разширение  “EJS” : <name_file>.EJS;
  • Означения: всеки ред започва с идентификатор на данните от реда, той се използва само за това.

Полетата означени с “*” могат да бъдат празни, но разделителя “;” се запазва, за да се запази поредността на данните.

  • Ограничения: Идентификаторите трябва да са зададени както е показано във формата на файла.

Подразбират се стандартните формати за типовете данни: за имена – всички значещи символи, за числа – цифри и “.” и “-“. Спазват се съответните стандартни означения и формати за задаването на: държави, валути и банкови сметки.  Данните, чиито формат не е коректен се игнорират. Символът “;” се използва само за разделител между полетата на редовете. Процента на ДДС се задава за всяка стока и/или услуга само за тип на доставка = 21, в другите случай на се записва или ако е записан – не се обработва. Подредбата на редовете и данните не може да се променя.

  • Препоръки: добре е данните да са максимално подробни и точни.
  • Формат на данните по редове в станданртния файл и подредба и значение на данните в тях:

1)   <доставчик>;<БУЛСТАТ/ИН:nnnnnnnnn,nnnnnnnnnnnnn>;<Име на доставчика>;<държава:(празно=BG),EL,…>*;<ДДС номер>;<адрес>*;<e-mail>*;

2)   <получател>;<БУЛСТАТ/ИН:nnnnnnnnn,nnnnnnnnnnnnn>;<Име на получателя>;<държава:(празно=BG),EL,…>*;<ДДС номер>;<адрес>*;<e-mail>*;

3)   <документ1>;<номер:d10(n)>;<дата:dd.mm.yyyy>;<вид документ:1,2,3,9>;<тип доставка:1,2,21>;<прил. на ЗДДС:1,2>*;

4)   <документ2>;<вид валута на сумите в документа:(празно=BGN),EUR,RUB,…>*;<курс на валутата спрямо BGN>*;

5)   <стока>;<номер на стоката/материала>*;<име на стоката/материала>;<мярка>;<количество>;<ед. цена>;<сума>;<% на ДДС>*;<бележка>*;

6)   <стока>;<номер на стоката/материала>*;<име на стоката/материала>;<мярка>;<количество>;<ед. цена>;<сума>;<% на ДДС>*;<бележка>*;

7)   <стока>; – ” –

       …

n-1) <стока>; – ” –

n)   <услуга>;<номер на услугата/дейността>*;<име на услугата/дейността>;<мярка>;<количество>;<ед. цена>;<сума>;<% на ДДС>*;<бележка>*;

n+1) <услуга>;<номер на услугата/дейността>*;<име на услугата/дейността>;<мярка>;<количество>;<ед. цена>;<сума>;<% на ДДС>*;<бележка>*;

n+2) <услуга>; -” –

      …

m)   <документ3>;<обща сума на документа в съответната валута>;<сума на данъчната основа>;<сума на ДДС>*;<% на ДДС>*;

m+1) <документ4>;<начин на плащане:1,2,11,21>;<IBAN на доставчика>;<BIC>;

m+2) <документ5>;<дата на данъчно събитие:dd.mm.yyyy>*;<място на съставяне>*;<име на съставителя на документа>*;

На фигура 1 е показан пример за стандартен EJS файл с данни за фактура за доставка:  d2000000345_31032018.EJS

Фиг. 1. Примерен стандартен файл за импорт на документ за Доставка в модул BONA

 

 Импортиране на предварително подготвения “EJS” файл в EJ System .

Алгоритъмът за импортиране на “EJS” файла в складовото стопанство е следният:

(1) Избира се раздел „Работа с документи“ от главното меню на системата.

(2) Активира се функция „Фактури за доставка“ (фиг. 2).

Работа с документи ► Фактури за доставка

Фиг. 2. Избор на „Фактури за доставка“ от раздел „Работа с документи“

 

На екрана се зарежда работна форма, която съдържа всички въведени фактури за доставки в склада за предварително избран месец. В  разглеждания пример на фиг. 3 е избран месец е януари 2018 година. Работната форма съдържа редица полета и бутони, като бутонът, чрез който може да се осъществи импортирането от “EJS” файла е „IMP“  и се намира в долната част на формата.

(3) Активира се бутона IMP за стартиране прехвърлянето на данните (фиг. 3).

Работа с документи ► Фактури за доставка ► Бутон IMP

Фиг. 3. Активиране на бутон IMP за стартиране на импортирането

 

На екрана се появява нов панел (фиг. 4), който съдържа структурата на СМЦ в съответния склад и 2 бутона за избор на файл и за импорт на данните от “EJS” файл. В показания пример на фиг. 4 структурата на склада съдържа три подразделения – “Материали”, “Продукция” и “Стоки”. От нея е избран раздел “Стоки”, защото файлът, който ще бъде импортиран съдържа данни за стоки. Ако фактурата съдържа данни за материали или продукция следва да се изберат  съответстващите раздели. В случай, че файла съдържа смесени данни (например за стоки и материали) за импорта трябва да се избере или само стоки или само материали.

(4) Посочва се подходящ раздел от Структурата на СМЦ в складово стопанство (фиг. 4).

(5) Активира се бутона „Избор на файл“ (фиг. 4).

Работа с документи ► Фактури за доставка ► Бутон IMP ►Избор на структура на СМЦ в складовото стопанство ► Избор на файл

Фиг. 4. Посочване на подходящ раздел от структурата на СМЦ и активиране на бутона „избор на файл“

 

(6) На екрана се появява нов панел (фиг. 5), от който следва да се избере папката, която съдържа “EJS” файла и съответно самия файл трябва да се маркира чрез клик с ляв бутон на мишката върху него.

(7) След това трябва да се стартира бутона „Open“ (фиг. 5).

Работа с документи ► Фактури за доставка ► Бутон IMP ►Избор на структура на СМЦ в складовото стопанство ► Избор на файл

Фиг. 5. Маркиране и отваряне на EJS файла

 

(8) Следва да се стартира бутона „Импорт на данните от EJS файл“ (фиг. 6).

Работа с документи ► Фактури за доставка ► Бутон IMP ►Избор на структура на СМЦ в складовото стопанство

► Избор на файл ► Импорт на данните от EJS файл

Фиг. 6. Стартиране на бутона „Импорт на данните от EJS файл“

 

Системата започва автоматично да прехвърля данните от „EJS“ файла и когато завърши процеса – в панела се извежда съобщение: „Импорта на данните беше извършен успешно“ (фиг. 7).

Фиг. 7. Автоматично съобщение за успешно извършен импорт на данни

 

След затварянето на панела, който съдържа бутоните за избор на файл и импорт, на екрана се показва съдържанието на прехвърлената фактура от EJS файла. В разглеждания пример на фиг. 8 тя съдържа различни СМЦ – стоки и други услуги.

(9) Чрез стартирането на бутона „ Завеждане на СМЦ-сти (СкР)“ системата автоматично прехвърля и завежда стоките от фактурата в складовото стопанство. (фиг. 8).

Работа с документи ► Фактури за доставка ►бутон „Зареждане на СМЦ-сти (СкР)“

Фиг. 8. Активиране на бутона „Завеждане на СМЦ-сти (СкР)“

 

 

 Наблюдение на резултатите след извършването на импорта

Наблюдението във връзка с прехвърлянето на стоките от „EJS“ файла в склада може да се извърши чрез функцията „СМЦ – структура и данни“. За целта трябва:

(10) Да се избере раздел „Данни и настройки“ от главното меню –

(11) и от него да се активира функция «СМЦ – структура, данни» (фиг. 9).

Данни и настройки ► СМЦ – структура, данни

Фиг. 9

(12) След това трябва да се избере подходящият раздел от структурата на СМЦ в складовото стопанство и –

(13) да се маркира съответен елемент от тази структура. В показания пример на фиг. 10 е избран раздел „Стоки“ и от него е маркиран елемента „0901062NM / SPOT GLASS G9 II NICKEL MAT“.

Данни и настройки ► СМЦ – структура, данни ► Избор на раздел и обект от структурата на СМЦ

Фиг. 10. Избор на раздел и обект от структурата на СМЦ

 

(14) Чрез активиране на бутона „партиди“ (фиг. 11) – на екрана може да се наблюдава как е заведена в склада съответната стока. Тя е инициализирана автоматично и съответните стойности са записани в базата.

Данни и настройки ► СМЦ – структура, данни ► Избор на раздел и обект от структурата на СМЦ ►бутон „партиди“

Фиг. 11. Наблюдение на заведената стока